Senast uppdaterad: 22 september 2026
Den här policyn beskriver hur Voreon behandlar personuppgifter inom ramen för tjänsten Flow. Voreon agerar antingen som personuppgiftsansvarig (för konton knutna direkt till Flow) eller som personuppgiftsbiträde (för de kunduppgifter som verkstäder själva matar in), beroende på vilken data det gäller.
Kontouppgifter: namn, e-postadress, lösenord (lagras krypterat, aldrig i klartext), status för tvåfaktorsautentisering och språkinställning.
Sessionsdata: IP-adress och webbläsarinformation (user agent), sparade vid inloggning av säkerhetsskäl.
Organisationsuppgifter: företagsnamn, adress, organisationsnummer och kontaktuppgifter.
Kunduppgifter som matas in av verkstäder: namn, telefonnummer, e-post och eventuella anteckningar personalen lägger till.
Kunduppgifter som kunder själva registrerar via en QR-kod från verkstaden: namn, telefonnummer och e-post, i samband med ett besök. Länken är giltig i en timme och slutar fungera direkt efter att uppgifterna skickats in.
Fordonsuppgifter: registreringsnummer, märke, modell, årsmodell, chassinummer, mätarställning, nästa planerade servicedatum och eventuella anteckningar.
Serviceprotokoll: ifyllda inspektions- och servicedata, digitala signaturer och dokumentnummer.
Arbetsordernoteringar: interna anteckningar mellan personal om ett specifikt jobb (t.ex. ”väntar på reservdel”), separata från det kundriktade serviceprotokollet.
Loggdata: en säkerhetslogg ("audit log") över vem som gjort vad i systemet och när, i syfte att kunna spåra ändringar av känsliga uppgifter.
För att kunna tillhandahålla tjänsten enligt avtalet med Kunden (fullgörande av avtal).
För att uppfylla eventuella lagkrav på bevarande av affärshandlingar, t.ex. bokföringslagen.
För att upprätthålla säkerheten i tjänsten, bland annat genom loggning av känsliga händelser (berättigat intresse).
Vi säljer aldrig personuppgifter och använder dem inte för marknadsföring eller annonsering.
Vi använder ett fåtal underleverantörer (personuppgiftsbiträden) för att driva tjänsten: Railway (serverdrift, EU-West/Amsterdam) och Resend (utskick av transaktionsmejl, t.ex. inbjudningar).
Resend är baserat i USA. Överföring av eventuella personuppgifter dit sker med lämpliga skyddsåtgärder (t.ex. standardavtalsklausuler) enligt GDPR.
Vår databas är placerad inom EU (Amsterdam-regionen).
Flow använder bara kakor som är nödvändiga för att tjänsten ska fungera, eller som du själv aktivt ställer in. Vi använder inga kakor för analys, spårning eller annonsering, och inga tredjepartskakor.
Inloggningskaka: håller dig inloggad. Sätts när du loggar in och gäller i upp till 30 dagar (förnyas när du använder tjänsten) eller tills du loggar ut.
Kaka för tvåfaktorsinloggning: en kortlivad kaka (10 minuter) som används mellan att du angett ditt lösenord och att du angett din kod. Tas bort när inloggningen är klar.
Språkkaka (NEXT_LOCALE) och utseendekaka (theme): kommer ihåg vilket språk och vilket läge (mörkt eller ljust) du valt. Sätts först när du själv byter, och gäller i ett år.
Eftersom vi endast använder nödvändiga kakor och kakor du själv ställer in behövs inget kakbanner eller separat samtycke.
Uppgifter sparas så länge kontot eller organisationen är aktiv hos Voreon.
Signerade serviceprotokoll är avsiktligt permanenta och kan inte raderas eller ändras i efterhand — endast kompletteras med en ändringsanteckning ("amendment") — eftersom de fungerar som juridiskt relevanta servicedokument.
Vi har i dagsläget ingen automatisk gallringsrutin för äldre data. Kontakta oss om ni vill diskutera radering av specifika uppgifter.
Säkerhetskopior: databasen säkerhetskopieras automatiskt hos Railway (inom EU). Kopiorna sparas i upp till 27 dagar, så uppgifter som raderats kan finnas kvar i säkerhetskopior under den tiden innan de försvinner automatiskt.
Du har rätt att begära tillgång till, rättelse av eller radering av dina personuppgifter, samt rätt till dataportabilitet, i den utsträckning det inte står i konflikt med lagkrav på bevarande (t.ex. för redan signerade serviceprotokoll).
Du har rätt att invända mot viss behandling och att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Om du är kund hos en verkstad som använder Flow, och vill utöva dina rättigheter kring de uppgifter verkstaden har om dig, vänder du dig i första hand till verkstaden direkt — de är personuppgiftsansvariga för den datan.
All trafik till Flow sker krypterat (HTTPS).
Lösenord hanteras aldrig i klartext.
Tvåfaktorsautentisering (TOTP) finns tillgängligt och krävs för konton med förhöjd behörighet.
Varje organisations data är strikt avskild från andra organisationers data på serversidan.
Vi kan komma att uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar meddelas i god tid.
Frågor om denna policy eller om vår behandling av personuppgifter kan skickas till support@voreon.se.